مقدمة
الحمــد لله رب العالمين و الصـــلاة و الســـلام على نبينـــا محمد و على آلــــه و صحبه أجمعين . أما بعـــــد:
فإن مؤسسة مبرة السلام الخيرية بمحافظة العويقيلة مؤسسة أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمـــات الإنسانية (البر و التنمية) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وبإخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولآت الأمـــر ووزارة العمـــل و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي إلى الأهـــداف السامية التي من أجلها أنشأت المؤسسة وحرص مجلس الإدارة على عمل دليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة .
النطاق
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح المؤسسة وبالأخص : –
1 ) رؤساء الأقسام .
2 ) إدارة المؤسسة .
3 ) المسؤولين التنفيذين
حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.
إدارة الوثائق
على إدارة المؤسسة وجميع الأقسام ومسول الوثائق الاحتفاظ بجميع الوثائق في خزانات خاصة وما زادة مدة الحفظ عن خمس سنوات يحف بالأرشيف وتجرد على مسول الأرشيف وعند نهاية المدة الزمنية تقوم اللجنة بتحديد الوثائق التي تتلف وتعد محضر بذلك وتشمل الآتي:
- اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .
- سجل العضوية والاشتراكات في المؤسسة العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه .
- سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها
(بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب .
- سجل اجتماعات المؤسسة العمومية .
- سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .
- السجلات المالية والبنكية والعُهد .
- سجل الممتلكات والأصول .
- ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .
- سجل المكاتبات والرسائل .
- سجل الزيارات .
- سجل التبرعات .
- أي ملفات محفوظ بها تعاميم أو سجلات أو بيانات 0
- أي أوراق تحمل معلومات وبيانات مهم وتحتاجها المؤسسة في أي وقت لاحق 0
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.
الاحتفاظ بالوثائق
- تم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لدى الجمعية
- وتم تقسمها إلى التقسيمات التالية:
- حفظ لمدة 4 سنوات .
- حفظ لمدة 10 سنوات .
- حفظ دائم .
- ا لائحة المرفقة توضح نوع السجلات في كل قسم.
- يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
- يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
- يجب أن تضع المؤسسة لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
- يجب على المؤسسة أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.