سياسة الإبلاغ

الحمد لله رب العالمين و الصلاة و السلام على نبينا محمد و على آله و صحبه أجمعين . أما بعد:
فإن مؤسسة مبرة السلام الخيرية بمحافظة العويقيلة مؤسسة أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمات الانسانية )البر و التنمية( من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعين, وباخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولات الأمر ووزارة العمل و التنمية الاجتماعية لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقع ونشاط ملموس يرتقي الى الأهداف السامية التي من أجلها انشأت الجمعية. وبعون الله تعالى تم اعداد سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات بمؤسسة مبرة السلام الخيرية بالعويقيلة على كل من :

الالتزام بالأخلاق الحسنة والصفات الشخصية العالية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن :

1. أي مخالفة .
2. أي خطر جدي يهدد العاملين أو محتويات المؤسسة أو المستفيدين أو أي شخص أو جهة تتعامل مع المؤسسة.
3. أي سوء تصرف محتمل قد تتعرض له المؤسسة أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين .

ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح المؤسسة مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها.
وتهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم الى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح المؤسسة سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في المؤسسة ، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطر ا على الصحة أو السلامة أو البيئة. وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

• السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف.
• سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة).
• عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في المؤسسة لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية).
• إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة أو إخفاء أو إتلاف الوثائق
  الرسمية).
• الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
• الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
• التلاعب بالبيانات المحاسبية.
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم.
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
• مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح المؤسسة للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في المؤسسة ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن:

ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال:

ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة.

كذلك يتوجب على مقدم البلاغ :

1. المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر.
2. عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ.
3. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

• يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادر ا على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
• يتم تقديم البلاغ خطيا ( وفق النموذج التالي ) عن طريق المناولة لمسئول تلقي البلاغات وهو  نائب رئيس الجمعية ( مرضي بن محمد خضير العنزي ) أو البريد الإلكتروني للمؤسسة mabarahalsalam@gmail.com

الإجراء المتخذ من قبل متلقي البلاغات بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة رسمية أو غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. وعلى متلقي البلاغات إتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

• يقوم عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي للمؤسسة (إذا لم يكن البلاغ موجها ضدهما )على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ ) .
• يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكلالذي يجب أن يتخذه.
  ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 00 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
• إذا تبين أن البلاغ غير مبرر فلا يتم إجراء أي تحقيق بعد القرار المتخذ ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
• إذا تبين أن البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ
  إلى المدير التنفيذي لمعالجته

وإذا كان البلاغ في المدير التنفيذي فيتم إحالته إلى رئيس مجلس الإدارة
للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.

• إذا كان البلاغ في رئيس مجلس الإدارة فيحال البلاغ إلى مركز التنمية الاجتماعية ببيشة بعد اكتمال مسوغاته بعد إصدار قرار اللجنة على البلاغ ودراسته وتسجيل ما يرونه.
• يجب على لجنة الفصل في المخالفات الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
• ترفع اللجنة توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
• يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق لائحة نظام العمل والعمال وتنظيماته وقانون العمل الساري المفعول.
• متى كان ذلك ممكنا، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال المؤسسة بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
• تلتزم المؤسسة بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.